Katalogowanie dokumentów w firmie – jak zrobić to dobrze?

Wszystkie dokumenty w firmie powinny mieć swoje ściśle określone miejsce. Dokumenty ogólnodostępne powinny znajdować się na regałach, natomiast te zawierające wrażliwe dane, np. dotyczące pracowników czy klientów muszą być zamknięte w biurowych kontenerkach zamykanych na kluczyk bądź szafach na dokumenty. Niezależnie od miejsca przechowywania dokumenty muszą zostać umieszczone w teczkach lub segregatorach, choć można użyć jednego i drugiego. Zatem jak dobrze rozmieścić dokumenty firmowe?

Położenie ma znaczenie

Dokumenty, z których często się korzysta jak wzory umów czy faktur powinny być zawsze pod ręką. Takie, gdzie wszystkie wrażliwe dane są wypełniane przez pracownika lub klienta na miejscu mogą znajdować się w niezamykanych półkach. Z kolei już wypełnione pisma, wnioski, umowy czy reklamacje powinny znajdować się w zamykanych szufladach czy półkach. W obydwu przypadkach nieodzowne będą teczki, w których można je umieścić, np. alfabetycznie, aby łatwiej można było znaleźć poszczególne umowy. Można zatem wykorzystać organizery z etykietą, które bardzo dobrze się tu sprawdzają. Nie dość, że chronią zawartość, to jest do nich łatwy dostęp i zapewniają porządek w biurze. Dokumenty można umieścić również w foliowych koszulkach i segregatorze. Wbrew pozorom nie jest to bardziej wygodna forma przechowywania, jeśli dbamy o chronologie przy wkładaniu dokumentów do teczek.

Wykorzystanie różnorodnej kolorystyki

W przypadku teczek przeznaczonych na rachunki można wykorzystać teczki w kolorze niebieskim, z kolei te na umowy mogą mieć kolor zielony, a ważne dokumenty zawierające umowy z kontrahentami np. czarny. Dzięki takiemu rozwiązaniu łatwiej utrzymać ład i szybciej można dotrzeć do określonych dokumentów. Oczywiście wiele transakcji zawieranych jest online, stąd archiwizacja dotyczy również systemu komputerowego. Tutaj trzeba zadbać o opiekę informatyczną i wykonanie kopii zapasowych wszystkich dokumentów, tak by w razie awarii systemu mogły być dostępne te, które koniecznie trzeba przechowywać przez 5, 10 czy nawet 50 lat.

Odpowiedni nakład zapewni ciągłość pracy działów

Zbyt wypchane teczki są nieporęczne, a ponadto nie chronią dobrze dokumentów. Dlatego najlepiej jest od razu zamówić większy nakład firmowych artykułów papierniczych. Tutaj sprawdzi się offsetowy druk teczek. Dzięki niemu nawet w ciągu dwóch dni od zamówienia otrzymamy pełny nakład, który możemy częściowo zmagazynować. Oczywiście drugą opcją jest zamówienie mniejszego nakładu. Tutaj sprawdza się cyfrowy druk teczek, który jest równie dokładny i podobnie wysokiej jakości. W tym przypadku domawiamy kolejne teczki, wtedy, kiedy brak już miejsca.                  

Wybór sposobu przechowywania, a następnie sortowanie i porządkowanie dokumentów pozwala stworzyć przejrzyste katalogi w różnych kategoriach, niezbędnych do funkcjonowania firmy. Podział projektowy, zadaniowy, alfabetyczny lub chronologiczny – wszystko zależy od charakteru firmy, a także preferencji. Najlepszym wyborem z pewnością jest użycie różnych kolorów, a także rzeczowo opisanych etykiet.